Integração HubSpot: o agente da Nodale sincroniza leads

Esta página destina-se ao administrador de um espaço de trabalho Nodale que liga o HubSpot. Explica o que a Nodale pede ao HubSpot, o que lá escreve e o que lê de volta.

Instalar a integração

Tem de ser administrador do seu espaço de trabalho Nodale e um utilizador do HubSpot com permissão para instalar aplicações no seu portal. Os outros membros do espaço de trabalho veem a ligação, mas não a podem alterar.

1. Na Nodale, abra Settings, depois Workspace, depois Integrations, e escolha o cartão HubSpot.
2. Clique em Connect HubSpot. O HubSpot abre a sua página de consentimento.
3. Escolha o portal a ligar, leia os scopes (listados abaixo) e aceite-os.
4. O HubSpot reencaminha-o para a Nodale, que mostra: «HubSpot is connected. Your portal is shown below.»

O cartão da ligação mostra então o portal, quando foi ligado e a última sincronização. Um espaço de trabalho Nodale liga um único portal HubSpot.

Ao ligar-se, a Nodale acrescenta ao seu portal uma propriedade de empresa oculta, Nodale record ID (nodale_external_id), num grupo de propriedades chamado Nodale. Permite à Nodale encontrar as empresas que criou.

Os scopes que a Nodale pede

O HubSpot mostra estes scopes na sua página de consentimento. Todos são obrigatórios.

Scope	O que a Nodale faz com ele
oauth	Identifica o portal que ligou.
crm.objects.contacts.read	Encontra um contacto pelo email e lê as propriedades que mapeou.
crm.objects.contacts.write	Cria e atualiza contactos, e associa um contacto à sua empresa.
crm.objects.companies.read	Encontra uma empresa pelo domínio ou pela sua associação ao contacto, e lê as suas propriedades mapeadas.
crm.objects.companies.write	Cria e atualiza empresas.
crm.objects.deals.read	Lista os seus pipelines de negócios e encontra os negócios abertos do contacto, para lhes associar a nota.
crm.objects.deals.write	Pedido juntamente com os scopes do CRM. A Nodale não cria nem altera nenhum negócio.
crm.schemas.contacts.read	Lista as propriedades de contacto que pode mapear.
crm.schemas.contacts.write	Cria uma propriedade de contacto quando a pede a partir da Nodale.
crm.schemas.companies.read	Lista as propriedades de empresa que pode mapear.
crm.schemas.companies.write	Cria uma propriedade de empresa quando a pede, e a propriedade Nodale record ID.
crm.schemas.deals.read	Pedido juntamente com os scopes do CRM. A Nodale não mapeia nenhuma propriedade de negócio.
crm.schemas.deals.write	Pedido juntamente com os scopes do CRM. A Nodale não cria nenhuma propriedade de negócio.
scheduler.meetings.meeting-link.read	Lê as suas ligações de reuniões do HubSpot, para que o agente marque reuniões nelas (ver abaixo).

Contactos e empresas

Quando a Nodale lê e escreve no HubSpot

• Assim que o visitante indica um email, a Nodale lê o contacto e a sua empresa no HubSpot, para que o agente saiba o que o seu CRM já sabe sobre ele. Ler nunca escreve nada no HubSpot.
• Depois de cada conversa, quando a Nodale termina o seu resumo, envia o lead para o HubSpot. Um lead é enviado quando tem um email, esteja qualificado ou não.
• Os leads anteriores à ligação não são enviados.

Como a Nodale encontra o contacto e a empresa

• O contacto: o que a Nodale já associou; senão, o que tem o mesmo email; senão, a Nodale cria-o. Um contacto arquivado não é tocado.
• A empresa: a empresa principal do contacto no HubSpot; senão, a que a Nodale já associou; senão, a empresa com o mesmo domínio; senão, a Nodale cria-a com esse domínio e associa-lhe o contacto. Não se procura nenhuma empresa para um endereço de email pessoal (Gmail, por exemplo).

Mapear os campos

Abra o separador Mapping da página do HubSpot. Cada linha envia um campo da Nodale para uma propriedade do HubSpot.

• Always sent here: o email vai para o email do contacto, o domínio da empresa para o domain da empresa. Preenchem a propriedade quando está vazia.
• Identity: nome próprio, apelido, cargo.
• Context: fonte UTM, meio UTM, campanha UTM e site de referência, da primeira visita do lead.
• Qualification: os elementos do modelo de qualificação do seu agente.
• Custom: os campos personalizados do seu espaço de trabalho, no contacto ou na empresa.

Da primeira vez, a Nodale propõe um mapeamento: os campos de identidade e de contexto associados às propriedades do HubSpot com o mesmo nome. Valide-o, ou comece em branco.

As alterações ficam em rascunho até clicar em Validate. Remover um mapeamento não apaga nenhum campo da Nodale nem nenhuma propriedade do HubSpot. Um campo com erro não é enviado até o corrigir; tudo o resto continua a sincronizar.

Criar uma propriedade do HubSpot. Para um campo sem propriedade, escolha Create a HubSpot property: ao validar, a Nodale acrescenta-a ao HubSpot no grupo Nodale (com o nome nodale_...) e envia o campo para lá.

Importar propriedades do HubSpot. Add HubSpot properties to Nodale transforma as propriedades do HubSpot que assinalar em campos da Nodale, mapeados para elas. Uma lista pendente torna-se um campo de escolha, uma caixa de verificação um campo sim/não, e tudo o resto texto.

Fazer corresponder os valores. Um campo de escolha enviado para uma lista pendente precisa que cada um dos seus valores corresponda a uma opção do HubSpot. Não é enviado enquanto todos os valores não tiverem a sua.

Escolher a direção de sincronização

Cada campo mapeado tem uma direção de sincronização. A predefinida é Bi-sync on create, HubSpot priority on update. Um valor vazio na Nodale nunca apaga o HubSpot.

Direção de sincronização	Primeiro envio do lead	Envios seguintes	Ambos têm um valor
Bi-sync	Cada lado preenche o valor vazio do outro; um valor do HubSpot já preenchido ganha	Propaga-se o lado alterado desde a última sincronização	Primeiro envio: ganha o HubSpot. Depois, o lado alterado desde a última sincronização; o HubSpot se ambos mudaram
Bi-sync on create, HubSpot priority on update (predefinida)	Cada lado preenche o valor vazio do outro	Ganha o HubSpot se tiver um valor; senão, a Nodale preenche-o	Cada um mantém o seu no primeiro envio, depois ganha o HubSpot
HubSpot priority	O valor do HubSpot volta para a Nodale; a Nodale nunca escreve	Igual	Ganha o HubSpot
Nodale priority	A Nodale escreve, mesmo por cima de um valor	Igual; nada volta	Ganha a Nodale
Deactivate sync	Nada circula	Nada circula	Cada um mantém o seu

Por exemplo, o HubSpot tem «Marketing Manager» como cargo e o visitante diz ao agente «Head of Growth». Com a predefinição, o HubSpot mantém «Marketing Manager». Com Nodale priority, o HubSpot recebe «Head of Growth».

O HubSpot devolve valores à Nodale apenas para o nome próprio, o apelido, o cargo e os campos de qualificação. Uma propriedade do HubSpot só de leitura só pode estar em HubSpot priority ou desativada.

A nota de cada conversa

Cada conversa torna-se uma nota no HubSpot, associada ao contacto, à sua empresa e aos negócios abertos do contacto. É escrita uma vez e nunca atualizada. A sua data é o início da conversa.

Escolha o que contém no separador Note. Por esta ordem:

Bloco	O que contém	Pode ser desativado
Summary	Ao que veio o visitante e como correu a conversa.	Não
Next step	O que o agente recomenda fazer a seguir.	Sim
Qualification criteria	Os valores recolhidos face aos seus critérios.	Sim
Qualification framework	Uma linha curta por pilar do seu modelo (MEDDIC por predefinição; SPICED, BANT, CHAMP ou NEAT), escrita a partir da conversa. Não é mostrado quando qualifica com a sua própria lista.	Sim
Demos shown	As demos reproduzidas.	Sim
Pages visited	As páginas vistas antes e durante a conversa.	Sim
Open the lead in Nodale	Uma ligação para o lead.	Não
Full transcript	A conversa completa, com linhas que começam por «Visitor:» ou «Agent:».	Sim

Todos os blocos estão ativos por predefinição. Uma nota fica abaixo do limite de tamanho do HubSpot: primeiro a transcrição é encurtada («Transcript shortened, the full conversation is in Nodale.»), depois os últimos blocos são omitidos. O resumo e a ligação ficam sempre. Quando o conteúdo de uma conversa deixa de ser guardado, a sua nota segue sem a transcrição.

Negócios

A Nodale não cria nenhum negócio nem altera nenhum: nem montante, nem fase, nem propriedade de negócio.

Associa a nota de cada conversa aos negócios abertos do contacto: os negócios do contacto no seu pipeline predefinido (ou, se não tiver nenhuma fase aberta, o primeiro pipeline que tenha uma) cuja fase não está fechada. Um contacto que a Nodale acabou de criar ainda não tem nenhum negócio, por isso a sua primeira nota vai apenas para o contacto e para a empresa.

Marcar reuniões com o HubSpot Meetings

O agente pode marcar reuniões nas suas ligações de reuniões do HubSpot, durante a conversa. Usa a mesma ligação ao HubSpot: não há mais nada a instalar. Um portal ligado antes desta funcionalidade mostra To reconnect nos seus outcomes de marcação: volte a ligar o HubSpot uma vez para conceder o scope das ligações de reuniões.

1. Na Nodale, abra Agents, depois o separador Outcomes, e crie um New outcome do tipo Meeting booking.
2. Escolha um Meeting type. Cada ligação de reuniões do HubSpot, pessoal ou de equipa, figura uma vez por duração, por exemplo «HubSpot Meetings · Intro call · 30 min».
3. Associe cada pergunta obrigatória da ligação de reuniões a um elemento que o agente recolhe. O nome e o email são preenchidos automaticamente. Uma pergunta de telefone não é suportada: torne-a opcional no HubSpot.

Quando o visitante indicou um email profissional e o momento é oportuno, o agente propõe-lhe horários no seu fuso horário e na sua língua, e marca o que ele escolher. O HubSpot cria a reunião com o nome, o email, o fuso horário e as respostas do visitante, segundo as regras da própria ligação (horário, antecedência, quem da equipa está disponível). Se o horário entretanto tiver sido ocupado, o agente propõe outros.

A Nodale não cancela nem reagenda reuniões: isso faz-se no HubSpot.

Dados e desligação

• A Nodale escreve apenas as propriedades que mapeou, a nota e a propriedade de empresa Nodale record ID.
• Desligar não apaga nada no HubSpot. Apagar um lead na Nodale também não apaga nada no HubSpot.
• Dúvidas: support@nodale.ai.

Resolução de problemas

Mensagem na Nodale	O que aconteceu
HubSpot was not connected: access was refused on the HubSpot page.	A página de consentimento foi fechada ou recusada.
The HubSpot connection link expired or was already used. Start again from this page.	A ligação é válida durante dez minutos, uma única vez. Clique novamente em Connect HubSpot.
HubSpot did not answer. Please try again in a few minutes.	O HubSpot estava indisponível.
HubSpot refused the connection. Please try again, or contact support if it keeps happening.	O HubSpot rejeitou o pedido.
Couldn’t connect HubSpot. Please try again.	Qualquer outra falha.