HubSpot-integratie: de Nodale-agent synchroniseert leads

Deze pagina is voor de admin van een Nodale-workspace die HubSpot koppelt. Ze beschrijft wat Nodale aan HubSpot vraagt, wat Nodale daar schrijft en wat het terugleest.

De integratie installeren

Je moet admin van je Nodale-workspace zijn, en een HubSpot-gebruiker die apps mag installeren in je portal. Andere leden van de workspace zien de koppeling, maar kunnen haar niet wijzigen.

1. Open in Nodale Settings, dan Workspace, dan Integrations, en kies de kaart HubSpot.
2. Klik op Connect HubSpot. HubSpot opent zijn toestemmingspagina.
3. Kies de portal die je wilt koppelen, lees de scopes (hieronder vermeld) en accepteer ze.
4. HubSpot stuurt je terug naar Nodale, dat toont: “HubSpot is connected. Your portal is shown below.”

De koppelingskaart toont daarna de portal, wanneer die is gekoppeld en de laatste synchronisatie. Eén Nodale-workspace koppelt één HubSpot-portal.

Bij het koppelen voegt Nodale één verborgen bedrijfsproperty toe aan je portal, Nodale record ID (nodale_external_id), in een propertygroep met de naam Nodale. Daarmee vindt Nodale de bedrijven terug die het heeft aangemaakt.

De scopes die Nodale vraagt

HubSpot toont deze scopes op zijn toestemmingspagina. Ze zijn allemaal vereist.

Scope	Wat Nodale ermee doet
oauth	Identificeert de portal die je hebt gekoppeld.
crm.objects.contacts.read	Vindt een contact op e-mailadres en leest de properties die je hebt gekoppeld.
crm.objects.contacts.write	Maakt contacten aan en werkt ze bij, en koppelt een contact aan zijn bedrijf.
crm.objects.companies.read	Vindt een bedrijf op domein of via de koppeling met het contact, en leest de gekoppelde properties.
crm.objects.companies.write	Maakt bedrijven aan en werkt ze bij.
crm.objects.deals.read	Toont je deal-pipelines en vindt de open deals van het contact, om de notitie toe te voegen.
crm.objects.deals.write	Gevraagd samen met de CRM-scopes. Nodale maakt en bewerkt geen enkele deal.
crm.schemas.contacts.read	Toont de contactproperties die je kunt koppelen.
crm.schemas.contacts.write	Maakt een contactproperty aan wanneer je daar vanuit Nodale om vraagt.
crm.schemas.companies.read	Toont de bedrijfsproperties die je kunt koppelen.
crm.schemas.companies.write	Maakt een bedrijfsproperty aan wanneer je daarom vraagt, en de property Nodale record ID.
crm.schemas.deals.read	Gevraagd samen met de CRM-scopes. Nodale koppelt geen enkele dealproperty.
crm.schemas.deals.write	Gevraagd samen met de CRM-scopes. Nodale maakt geen enkele dealproperty aan.
scheduler.meetings.meeting-link.read	Leest je HubSpot-meetinglinks, zodat de agent daarin afspraken kan boeken (zie hieronder).

Contacten en bedrijven

Wanneer Nodale HubSpot leest en schrijft

• Zodra de bezoeker een e-mailadres geeft, leest Nodale het contact en zijn bedrijf in HubSpot, zodat de agent weet wat je CRM al over hen weet. Lezen schrijft nooit iets in HubSpot.
• Na elk gesprek, zodra Nodale zijn samenvatting heeft geschreven, stuurt het de lead naar HubSpot. Een lead wordt verzonden als hij een e-mailadres heeft, gekwalificeerd of niet.
• Leads van vóór de koppeling worden niet verzonden.

Hoe Nodale het contact en het bedrijf vindt

• Het contact: het contact dat Nodale al heeft gekoppeld, anders het contact met hetzelfde e-mailadres, anders maakt Nodale het aan. Een gearchiveerd contact blijft onaangeroerd.
• Het bedrijf: het primaire bedrijf van het contact in HubSpot, anders het bedrijf dat Nodale al heeft gekoppeld, anders het bedrijf met hetzelfde domein, anders maakt Nodale het aan met dat domein en koppelt het contact eraan. Voor een persoonlijk e-mailadres (Gmail, bijvoorbeeld) wordt geen bedrijf gezocht.

De velden koppelen

Open het tabblad Mapping van de HubSpot-pagina. Elke rij stuurt een Nodale-veld naar een HubSpot-property.

• Always sent here: het e-mailadres gaat naar email van het contact, het bedrijfsdomein naar domain van het bedrijf. Ze vullen de property als die leeg is.
• Identity: voornaam, achternaam, functietitel.
• Context: UTM source, UTM medium, UTM campaign en verwijzende site, uit het eerste bezoek van de lead.
• Qualification: de elementen van het kwalificatieframework van je agent.
• Custom: de aangepaste velden van je workspace, op het contact of op het bedrijf.

De eerste keer stelt Nodale een koppeling voor: identiteits- en contextvelden gekoppeld aan HubSpot-properties met dezelfde naam. Bevestig die, of begin leeg.

Wijzigingen blijven een concept tot je op Validate klikt. Een koppeling verwijderen verwijdert geen enkel Nodale-veld en geen enkele HubSpot-property. Een veld met een fout wordt pas verzonden als je het hebt hersteld; al het andere blijft synchroniseren.

Een HubSpot-property aanmaken. Kies voor een veld zonder property Create a HubSpot property: bij het bevestigen voegt Nodale die toe aan HubSpot in de groep Nodale (met de naam nodale_...) en stuurt het veld daarheen.

HubSpot-properties importeren. Add HubSpot properties to Nodale maakt van de HubSpot-properties die je aanvinkt Nodale-velden, eraan gekoppeld. Een dropdown wordt een keuzeveld, een selectievakje een ja/nee-veld, al het andere tekst.

De waarden afstemmen. Bij een keuzeveld dat naar een dropdown gaat, moet elke waarde aan een HubSpot-optie gekoppeld zijn. Het wordt pas verzonden als elke waarde er een heeft.

De syncrichting kiezen

Elk gekoppeld veld heeft een syncrichting. De standaard is Bi-sync on create, HubSpot priority on update. Een lege Nodale-waarde maakt HubSpot nooit leeg.

Syncrichting	Eerste verzending van de lead	Latere verzendingen	Beide hebben een waarde
Bi-sync	Elke kant vult de lege waarde van de andere; een gevulde HubSpot-waarde wint	De kant die sinds de laatste synchronisatie is gewijzigd, wordt doorgezet	Eerste verzending: HubSpot wint. Daarna de kant die sinds de laatste synchronisatie is gewijzigd; HubSpot als beide zijn gewijzigd
Bi-sync on create, HubSpot priority on update (standaard)	Elke kant vult de lege waarde van de andere	HubSpot wint als het een waarde heeft, anders vult Nodale die	Elke kant houdt de eigen waarde bij de eerste verzending, daarna wint HubSpot
HubSpot priority	De HubSpot-waarde gaat terug naar Nodale; Nodale schrijft nooit	Idem	HubSpot wint
Nodale priority	Nodale schrijft, ook over een bestaande waarde heen	Idem; er gaat niets terug	Nodale wint
Deactivate sync	Er gaat niets over	Er gaat niets over	Elke kant houdt de eigen waarde

Een voorbeeld: in HubSpot staat “Marketing Manager” als functietitel, en de bezoeker vertelt de agent “Head of Growth”. Met de standaard houdt HubSpot “Marketing Manager”. Met Nodale priority krijgt HubSpot “Head of Growth”.

HubSpot stuurt alleen voor voornaam, achternaam, functietitel en de kwalificatievelden waarden terug naar Nodale. Een alleen-lezen HubSpot-property kan alleen op HubSpot priority of uit staan.

De notitie bij elk gesprek

Elk gesprek wordt één notitie in HubSpot, gekoppeld aan het contact, zijn bedrijf en de open deals van het contact. Ze wordt één keer geschreven en nooit bijgewerkt. De datum is het begin van het gesprek.

Wat erin staat, kies je in het tabblad Note. In deze volgorde:

Blok	Wat het bevat	Uit te zetten
Summary	Waarvoor de bezoeker kwam en hoe het gesprek verliep.	Nee
Next step	Wat de agent als volgende stap aanraadt.	Ja
Qualification criteria	De waarden die per criterium zijn verzameld.	Ja
Qualification framework	Een korte regel per pijler van je framework (standaard MEDDIC; SPICED, BANT, CHAMP of NEAT), geschreven op basis van het gesprek. Niet getoond als je kwalificeert met je eigen lijst.	Ja
Demos shown	Welke demo’s zijn afgespeeld.	Ja
Pages visited	De pagina’s die vóór en tijdens het gesprek zijn bekeken.	Ja
Open the lead in Nodale	Een link naar de lead.	Nee
Full transcript	Het volledige gesprek, regels die beginnen met “Visitor:” of “Agent:”.	Ja

Elk blok staat standaard aan. Een notitie blijft onder de groottelimiet van HubSpot: eerst wordt het transcript ingekort (“Transcript shortened, the full conversation is in Nodale.”), daarna vallen de laatste blokken weg. De samenvatting en de link blijven altijd staan. Zodra de inhoud van een gesprek niet meer wordt bewaard, gaat de notitie zonder transcript.

Deals

Nodale maakt geen deal aan en wijzigt er geen: geen bedrag, geen fase, geen dealproperty.

Het koppelt de notitie van elk gesprek aan de open deals van het contact: de deals van het contact in je standaardpipeline (of, als die geen open fase heeft, de eerste pipeline die er een heeft) waarvan de fase niet gesloten is. Een contact dat Nodale net heeft aangemaakt, heeft nog geen deal, dus de eerste notitie gaat alleen naar het contact en het bedrijf.

Afspraken boeken met HubSpot Meetings

De agent kan tijdens het gesprek afspraken boeken in je HubSpot-meetinglinks. Hij gebruikt dezelfde HubSpot-koppeling: er hoeft niets anders te worden geïnstalleerd. Een portal die vóór deze functie is gekoppeld, toont To reconnect bij zijn boekingsoutcomes: koppel HubSpot één keer opnieuw om de scope voor meetinglinks toe te kennen.

1. Open in Nodale Agents, dan het tabblad Outcomes, en maak een New outcome aan van het type Meeting booking.
2. Kies een Meeting type. Elke HubSpot-meetinglink, persoonlijk of van een team, staat er één keer per duur, bijvoorbeeld “HubSpot Meetings · Intro call · 30 min”.
3. Koppel elke required question van de meetinglink aan een element dat de agent verzamelt. De naam en het e-mailadres worden automatisch ingevuld. Een telefoonvraag wordt niet ondersteund: maak die optioneel in HubSpot.

Als de bezoeker een zakelijk e-mailadres heeft gegeven en het moment past, biedt de agent tijden aan in de tijdzone en taal van de bezoeker, en boekt de tijd die de bezoeker kiest. HubSpot maakt de afspraak aan met de naam, het e-mailadres, de tijdzone en de antwoorden van de bezoeker, volgens de regels van de link zelf (uren, minimale voorbereidingstijd, wie in het team beschikbaar is). Als de tijd intussen bezet is, biedt de agent nieuwe tijden aan.

Nodale annuleert en verzet geen afspraken: dat gebeurt in HubSpot.

Gegevens en ontkoppelen

• Nodale schrijft alleen de properties die je hebt gekoppeld, de notitie en de bedrijfsproperty Nodale record ID.
• Ontkoppelen verwijdert niets in HubSpot. Een lead wissen in Nodale verwijdert ook niets in HubSpot.
• Vragen: support@nodale.ai.

Problemen oplossen

Melding in Nodale	Wat er is gebeurd
HubSpot was not connected: access was refused on the HubSpot page.	De toestemmingspagina is gesloten of geweigerd.
The HubSpot connection link expired or was already used. Start again from this page.	De link is tien minuten geldig, één keer. Klik opnieuw op Connect HubSpot.
HubSpot did not answer. Please try again in a few minutes.	HubSpot was niet beschikbaar.
HubSpot refused the connection. Please try again, or contact support if it keeps happening.	HubSpot heeft het verzoek geweigerd.
Couldn’t connect HubSpot. Please try again.	Elke andere fout.